Wenn Sie 10 oder mehr Personaldienstleister einsetzen, kennen Sie das Gefühl: Manche liefern zuverlässig, manche versprechen viel und halten wenig — und bei den meisten wissen Sie es nicht genau. Sie haben ein Bauchgefühl, aber keine Zahlen. Und genau da liegt das Problem.
Warum Bauchgefühl nicht reicht
In den meisten Unternehmen läuft die Bewertung von Personaldienstleistern so: Der Schichtleiter hat seine Favoriten. Der Einkauf hat seine Rahmenverträge. HR hat eine Excel-Liste, die zuletzt vor acht Monaten aktualisiert wurde. Und wenn es brennt, ruft jeder den Dienstleister an, mit dem er zuletzt gute Erfahrungen gemacht hat.
Das funktioniert — bis es nicht mehr funktioniert. Und zwar dann, wenn:
- Mehrere Abteilungen gleichzeitig Personal brauchen und sich gegenseitig die Kandidaten wegnehmen
- Ein bisher zuverlässiger Dienstleister leise nachlässt, weil er intern umstrukturiert
- Neue Anbieter am Markt sind, die besser passen würden — aber niemand testet sie
- Reklamationen nicht systematisch erfasst werden und sich dieselben Probleme wiederholen
Die KPIs, auf die es wirklich ankommt
Transparenz beginnt mit Messbarkeit. Aber bitte nicht 50 Kennzahlen in einem Dashboard, das niemand anschaut. Fünf KPIs reichen, wenn es die richtigen sind:
1. Time-to-Fill
Die Zeit von der Anfrage bis zum ersten Arbeitstag. Klingt simpel, wird aber selten sauber gemessen. Entscheidend ist: Messen Sie pro Dienstleister und pro Qualifikation. Ein Anbieter, der Helfer in drei Tagen liefert, aber für Schweißer sechs Wochen braucht, ist kein guter Schweißer-Lieferant — egal wie schnell er bei Helfern ist.
2. Profil-Passgenauigkeit
Wie viele der vorgestellten Kandidaten entsprechen tatsächlich dem Anforderungsprofil? Wenn ein Dienstleister zehn Profile schickt und zwei passen, ist das eine Quote von 20%. Wenn ein anderer drei schickt und zwei passen, ist das 67%. Wer hat Ihnen mehr geholfen?
Das klingt offensichtlich, aber ohne Tracking wissen Sie es nicht. Sie erinnern sich an den, der „immer viele Profile schickt" — nicht an den, der die passenden schickt.
3. Frühabbruchquote
Wie viele Leiharbeitnehmer verlassen den Einsatz innerhalb der ersten vier Wochen? Das ist einer der teuersten, aber am wenigsten beachteten KPIs. Jeder Frühabbruch bedeutet:
- Erneuter Recruiting-Aufwand
- Verlorene Einarbeitungszeit (oft 2-3 Wochen)
- Frustration bei den Stammmitarbeitern, die eingearbeitet haben
- Produktivitätsverlust in der Schicht
Ein Dienstleister mit niedriger Frühabbruchquote ist Gold wert — auch wenn er etwas teurer ist oder etwas länger braucht.
4. Übernahmequote
Wenn Sie Zeitarbeit als verlängerte Probezeit nutzen (was viele Unternehmen tun): Wie viele der eingesetzten Mitarbeiter übernehmen Sie am Ende fest? Ein hoher Wert bedeutet, dass der Dienstleister Ihre Anforderungen und Ihre Unternehmenskultur wirklich verstanden hat.
5. Reaktionszeit
Nicht nur bei der Erstbesetzung, sondern vor allem bei Ausfällen. Wenn montags um 6:00 Uhr eine Schicht unbesetzt ist — wie schnell kann der Dienstleister reagieren? Das trennt die Profis von den Verwaltern.
Wie Sie Transparenz praktisch umsetzen
Die gute Nachricht: Sie brauchen dafür keine teure Software. Zumindest nicht am Anfang.
Stufe 1: Strukturierte Erfassung
Erstellen Sie eine einfache Tabelle (ja, Excel reicht) mit den fünf KPIs pro Dienstleister. Aktualisieren Sie sie monatlich. Allein das Aufschreiben verändert schon die Wahrnehmung — plötzlich sehen Sie Muster, die vorher im Tagesgeschäft untergegangen sind.
Stufe 2: Quartalsweise Review-Gespräche
Laden Sie Ihre Top-5-Dienstleister einmal pro Quartal zu einem strukturierten Gespräch ein. Zeigen Sie die Zahlen. Besprechen Sie, was gut läuft und was nicht. Die meisten Dienstleister begrüßen das — weil sie endlich konkretes Feedback bekommen statt vager Beschwerden.
Wichtig dabei: Es geht nicht darum, Druck aufzubauen, sondern um echte Partnerschaft. Ein Dienstleister, der weiß, woran er gemessen wird, kann gezielter arbeiten.
Stufe 3: Digitale Plattform
Ab einer gewissen Größenordnung — etwa ab 50 externen Mitarbeitern oder 8+ Dienstleistern — wird manuelle Erfassung unpraktikabel. Dann lohnt sich eine Vendor-Management-Plattform, die Anfragen, Profile, Einsätze und KPIs automatisch trackt. Die Investition amortisiert sich in der Regel schnell durch bessere Besetzungsquoten und weniger Fehlbesetzungen.
Was viele dabei falsch machen
Transparenz ist kein Selbstzweck. Zwei typische Fehler:
- Nur auf den Preis schauen. Der günstigste Dienstleister ist selten der wirtschaftlichste. Wenn Sie die Folgekosten von Fehlbesetzungen, Frühabbrüchen und Einarbeitungszeit einrechnen, verschiebt sich das Bild oft dramatisch.
- Rankings als Druckmittel nutzen. Wenn Dienstleister das Gefühl haben, dass Transparenz nur dazu dient, sie gegeneinander auszuspielen, werden sie defensiv statt kooperativ. Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Transparenz als gemeinsames Werkzeug verstanden wird.
Fazit
Lieferantentransparenz in der Zeitarbeit ist kein Luxusprojekt für Großkonzerne. Es ist gesunder Menschenverstand, strukturiert angewendet. Fünf KPIs, monatlich erfasst, quartalsweise besprochen — das reicht, um innerhalb von sechs Monaten ein völlig anderes Bild davon zu haben, wer wirklich liefert.
Und dieses Bild ist die Grundlage für alles Weitere: bessere Besetzungen, weniger Ausfälle, zufriedenere Schichtleiter und am Ende auch zufriedenere Dienstleister — weil die Guten endlich sichtbar werden.